Les conventions d’entreprises constituent de bonnes opportunités pour rassembler les salariés d’une même entreprise une ou deux fois dans l’année. On en profite souvent en effet pour partager des valeurs communes et pour discuter des résultats récents ainsi que des objectifs futurs. Toutefois, ce type d’évènement nécessite une certaine planification étant donné le nombre de participants et l’importance qu’il revêt. Voici un petit guide pratique qui devrait vous aider à faire de votre convention d’entreprise une réussite.
Les principales étapes pour l’organisation de votre convention
Le choix du lieu et de la date
Avant même de définir les objectifs, le plus gros du travail va être dans un premier temps de trouver un lieu propice et une date qui arrange le plus grand nombre. Pour la date, il va falloir que vous preniez en compte les vacances, les disponibilités de chacun et les évènements concurrents pour assurer une présence satisfaisante. Mais selon nous, c’est surtout sur le choix du lieu que se joue l’organisation de convention d’entreprise puisqu’il doit correspondre à des critères variés :
- Un endroit facilement accessible et pas trop éloigné.
- Une ambiance qui correspond aux attentes exigées pour l’évènement.
- Une logistique sans faille (nombre de places assises, équipements inclus…).
Bon à savoir : il existe des entreprises qui prennent tout en charge, de la réservation du lieu jusqu’à la restauration en passant par les transports et l’hébergement.
La clarification des objectifs visés et la programmation de l’évènement
Déterminer un lieu et une date ne constitue que la première étape et il va falloir maintenant que vous vous penchiez sur ce que vous souhaitez accomplir. Cela concerne-t-il le lancement d’un produit ? En dehors de discuter des résultats et des objectifs à venir, comptez-vous proposer du contenu divertissant ou des animations ? Quoi que vous décidiez, il va falloir planifier un programme en équilibrant les interventions, les éventuels ateliers et les pauses.
N’oubliez pas certains détails importants comme la restauration ou la préparation du matériel. Même si vous rencontrerez certainement quelques imprévus, il faut que ceux-ci aient le moins d’impacts négatifs possible sur le déroulement de l’évènement.
Nos conseils pour une convention d’entreprise réussie
Pensez avant tout à l’expérience vécue par les participants
Si vous comptiez organiser une convention d’entreprise dans le seul but de communiquer des résultats, un simple mail collectif suffit en réalité. Ainsi, pour que cet évènement ait vraiment un sens, il faudrait que tout le monde en ressorte avec quelque chose en plus à l’arrivée. D’où l’intérêt d’intégrer des sessions interactives pour que votre public se sente engagé afin que cela ne soit pas vécu comme une corvée. De même, des cadeaux personnalisés ou des invités spéciaux peuvent servir à marquer les esprits et à créer des moments mémorables.
Travaillez vos présentations
Dans ce type d’évènement, arriver à capter l’attention du public est un pas important vers la réussite. Nous vous avions proposé l’année dernière un article sur les clés pour réussir une présentation en public, n’hésitez pas à le consulter pour performer le jour venu. À la fin, nous vous recommandons autrement de recueillir les avis des participants afin d’identifier les points d’amélioration pour les prochaines conventions d’entreprises.
