A la faveur de la digitalisation accrue du fonctionnement des entreprises, l’e-procurement est un dispositif en plein essor. Il faut dire que ce système qui assure une dématérialisation des échanges commerciaux entre les fournisseurs et les entreprises, représente de nombreux atouts. Éléments d’explications.
Dans la banlieue de Nantes, au sein de la petite PME familiale qui fabrique des bateaux de plaisance, tous les salariés s’affairent autour des coques avec des outils en main. « En ce moment, le carnet de commande est plein. Il y a un vrai désir d’évasion de la part des clients. Nous cherchons au maximum à optimiser le fonctionnement de notre structure, détaille Franck 43 ans, fondateur de la société. Nous avons décidé de mettre en place un système d’e-procurement pour nos approvisionnements et nous sommes ravis du résultat ».
Un dispositif qui a le vent en poupe
Comme Franck, de nombreux chefs d’entreprises et des responsables des achats adoptent cette solution. Il convient de définir précisément qu’est-ce que l’eprocurement. Il s’agit d’une gestion centralisée des achats d’une société par l’intermédiaire d’une plateforme en ligne. La traduction française du terme pourrait être : approvisionnement en ligne.
Ce système est dédié aux achats en entreprise, la fameuse relation Business to Business (B2B). Les sites sur lesquels s’appuie l’e-procurement assurent la dématérialisation de l’acte d’achat en trois étapes. D’abord sélectionner les produits, envoyer la commande et s’occuper de la facturation et du règlement.
Un outil qui fluidifie le fonctionnement de l’entreprise
Au sein d’une entreprise, l’e-procurement peut concerner de nombreux collaborateurs. En premier lieu, le service achat qui détermine la stratégie concernant les achats, les salariés qui sont à l’origine du besoin et qui effectuent une commande, mais aussi la personne chargée de valider la commande. Enfin, le service chargé de la comptabilité est évidemment concerné. Ce département s’occupe du paiement des commande.
Il convient de revenir plus en détail et de manière plus concrète sur le fonctionnement de l’e-procurement. Les sociétés doivent aller sur une plateforme précise qui peut avoir l’aspect d’un catalogue en ligne ou d’un site B2B. Ces entreprises disposent de toute l’offre du fournisseur, avec les conditions contractuelles et les différentes remises qui peuvent s’appliquer. Il peut y avoir plusieurs milliers de références.
Il suffit alors de choisir les articles ou fournitures nécessaires et d’envoyer une demande en quelques instants sur la plateforme digitale. Celle-ci apparaît alors dans le dispositif d’achat pour poursuivre le circuit de validation déterminé en amont.
Un processus qui permet des gains de productivité
Une fois que la demande d’achat a été validée, elle passe alors en statut de commande. Celle-ci est alors directement transmise au fournisseur ciblé via une place de marché ou un document électronique. Le fournisseur prépare, tout de suite, les produits pour effectuer dans les plus brefs délais la livraison. D’ailleurs, le secteur de la logistique est aussi en plein essor avec des livraisons toujours plus importantes. Il faut savoir que la facturation peut aussi être dématérialisée : les sociétés reçoivent une facture certifiée sous un format PDF ou autre, qui est rapproché de la commande et entraîne le paiement.
Les avantages de l’e-procurement ?
On l’a vu, l’e-procurement permet de centraliser les actions entre les différentes parties prenantes, c’est-à-dire les fournisseurs, la comptabilité, le service des achats…
L’objectif est évidemment d’optimiser au maximum les coûts et le processus. D’autant plus que réaliser des économies est devenu un enjeu majeur avec la hausse de nombreux coûts comme les matières premières mais aussi le prix du carburant. Il faut aussi ajouter l’inflation qui progresse à un rythme rapide.
Plusieurs atouts peuvent être cités quant à ce système. D’abord, c’est un gain économique. Les coûts d’une transaction traditionnelle est évalué à près de 100€ et ceux d’un dispositif digital à moins de 20€. Ce phénomène est lié à la baisse des frais de personnel car le dispositif est totalement automatisé. Vu le nombre de commandes que peuvent effectuer certaines entreprises, les gains peuvent être notables. Le coût de l’e-procurement est donc vite rentabilisé. C’est un bon investissement.
La productivité est aussi améliorée. En effet, ce système permet de supprimer certaines tâches, notamment administratives qui sont souvent chronophages. Les collaborateurs de l’entreprise sont plus efficaces et rapides. De plus, le risque d’erreur s’en trouve largement réduit. Tout le processus est automatisé : envoi du bon de commande, validation mais aussi facturation… Les salariés peuvent donc œuvrer à actions à plus forte valeur ajoutée.
Des délais plus courts
Autre avantage, avec l’approvisionnement en ligne, des délais qui sont beaucoup plus courts. « Pour passer les commandes, les valider, le fonctionnement est plus simple, souligne Alfred, 53 ans, yeux bleus et fines moustaches, responsable des achats d’une PME de la Sarthe dans l’ameublement de luxe. On évite les relances et la paperasse. Mes collègues sont très satisfaits ». C’est donc un vrai gain de temps pour le service responsable des achats. A noter que la commande part en préparation chez fournisseur vraiment très vite. « On ne pourrait plus revenir en arrière. Le système a vite fait ses preuves et a amélioré le fonctionnement de l’entreprise », poursuit le quinquagénaire, en dégustant un café.
L’e-procurement assure aussi une plus grande visibilité sur les dépenses avec de nombreuses fonctionnalités pour les gestionnaires. Ces derniers peuvent visualiser les dépenses en temps réel, maîtriser les coûts de manière assez fine, établir une stratégie en matière d’achat.
On l’a vu les économies faites sont notables grâce à la digitalisation du système d’achats, qui fluidifie les échanges commerciaux entre le fournisseur et l’entreprise. C’est également un outil de management car les acheteurs peuvent se consacrer à de nouvelles tâches. L’approvisionnement en ligne nécessite tout de même un audit clair avant d’être mis en place. Le but est que toutes les parties prenantes de la chaîne des achats soient connectés efficacement.
Ainsi, l’e-procurement est une solution qui est de plus en plus adoptée. Dans les années à venir, ce service devrait certainement être mis en place dans de plus en plus d’entreprises.
