Au printemps 2020, le confinement a contraint de nombreuses entreprises à repenser leur manière de gérer les achats. Le recours au travail à distance a amplifié la mise en place des procédures dématérialisées afin de mieux gérer les approvisionnements. Déjà opérationnel dans certaines grandes firmes mondiales, l’e-procurement connaît une ascension fulgurante depuis 2020 en raison de la crise sanitaire.
Pourquoi ce mode de gestion des achats séduit-il de nombreuses entreprises ? Qu’est-ce qui peut justifier l’essor de l’e-procurement ? Ces questions et bien d’autres trouveront des réponses dans cet article.
Comment automatiser les achats grâce aux outils numériques ?
La coordination synchronisée des « achats et approvisionnements » est la préoccupation majeure de l’entreprise moderne et, encore plus, en cette période de pandémie où les pénuries commencent à se faire sentir dans certains secteurs. Pour y parvenir, les managers n’hésitent pas à faire appel à l’e-procurement. Le recours aux logiciels de gestion automatisée des achats et la mise en place d’une plateforme de gestion logicielle accessible aux fournisseurs sont quelques-uns des outils numériques utilisés. Les attentes de ce procédé sont multiples. L’une d’elles est l’optimisation des coûts grâce aux économies réalisées et l’autre consiste à simplifier les procédures d’approvisionnement.
On peut comprendre pourquoi nombre d’entreprises ont choisi de digitaliser leurs procédures d’achats. Le président de l’association Cesa et Supply chain, Franck Douau situe le début de la digitalisation dans ce secteur à environ 15 ans. Désormais, la passation des commandes se fait de façon automatique en accédant au catalogue en ligne du fournisseur. En ce qui concerne le prix, il se négocie au téléphone.
Les articles choisis sont stockés dans un panier et le bon de commande est généré automatiquement.
Le règlement de la facture se fait directement en ligne via un moyen de paiement électronique (carte de crédit, virement électronique ou portefeuille électronique). En effet, en guise de solution d’achats, nombreuses sont les entreprises qui optent pour le procure-to-pay, entendez les procédures de facturation dématérialisées.
L’e-procurement, une solution d’achat innovante
Est-il besoin de rappeler qu’en matière d’approvisionnement, le futur se trouve dans le numérique ? C’est à une véritable révolution que l’on assiste actuellement dans ce secteur. Les prochaines années promettent des changements radicaux tant de la philosophie que de l’environnement des achats, grâce aux solutions d’achats numériques.
Dans ce foisonnement de nouveautés, l’une des innovations marquantes est la blockchain. Sa particularité, c’est l’absence de connexion avec les organes de régulation et de contrôle. Le stockage et la fluidité dans la transmission de l’information sont ses visées principales. En outre, elle se caractérise par la transparence et la sécurité qu’elle offre.
Plus connu sous le terme « apprentissage automatique », le machine learning constitue une autre étape dans l’évolution des solutions d’achats à vocation futuriste. Cette intelligence artificielle vise l’amélioration des capacités des robots équipés d’ordinateurs. Ceux-ci seront désormais capables d’apprendre et de faire évoluer leur niveau de connaissances sans qu’aucune programmation soit nécessaire.
Les principaux avantages des solutions d’e-achats
De plus en plus d’entreprises, notamment des start-up, se lancent dans la fourniture des solutions d’e-procurement. En plus de leur utilisation facile, la mise en œuvre de ces logiciels est rapide.
Axiscope est une de ces plateformes logicielles. Son lancement date de 2016. C’est une start-up dénommée Axiscope Digital Sourcing Platform qui est à la base de ce projet. Ses missions fondamentales consistent à automatiser et digitaliser les procédures d’achats dans les entreprises.
En outre, cette solution offre d’autres facilités aux utilisateurs. Il s’agit non seulement de fluidifier la collaboration entre les principaux intervenants de la chaîne d’approvisionnement, mais aussi de connecter les clients entre eux. Cet outil s’utilise également pour externaliser les achats, qualifier les fournisseurs, mettre à jour les contrats et gérer la qualité.
L’autre acteur majeur de ce marché, c’est l’entreprise Silex. La commercialisation des outils de sourcing est l’activité principale de cette entreprise. Cette entité existe depuis 2016 et, selon ses promoteurs, la plateforme s’adapte parfaitement aux achats hors production. L’analyse contextuelle des données est une autre activité phare de ces experts. Si vous recherchez un prestataire qualifié, cet outil est parfaitement compatible pour une requête de cet ordre.
Pourquoi l’e-procurement séduit-il de plus en plus les entreprises ?
La simplification des procédures est ce qui séduit un grand nombre d’entreprises qui adoptent des solutions d’e-procurement. Ces solutions d’e-achats facilitent le déploiement des catalogues électroniques par les acheteurs, en fonction des contrats préalablement négociés avec les responsables concernés.
La perception faite de l’e-procurement au début des années 2000 n’était pourtant pas celle-là. Le procédé n’était en fait relégué qu’au simple rôle de catalogue en accès direct via une place de marché. Aujourd’hui, force est de constater que l’e-procurement grignote de plus en plus de place aux achats directs. La qualité de l’ergonomie et l’agilité du déploiement font la particularité des solutions d’e-procurement et leur intérêt.
En outre, de nombreuses entreprises, suite aux récents évènements ont décidé d’abandonner le modèle économique du “flux tendu” et se rabattent désormais sur une stratégie de stockage. Bien évidemment, dès lors que cette stratégie est mise en place, l’e-procurement prend tout son sens. Celui-ci permettant de gérer le stock et les flux d’une manière bien plus efficiente que l’achat direct.
Il faut croire que la convivialité de ces outils est une réponse aux besoins sans cesse croissants des acheteurs. C’est probablement ce qui fait dire Bernard Gabriel que l’on assiste « à une convergence des solutions d’e-procurement vers des solutions e-commerce ». La réduction des dépenses est une autre raison pouvant justifier l’attractivité des solutions d’e-procurement.
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