Grâce à la transformation digitale et la dématérialisation de nombreux services, il est désormais possible de signer un document sans l’aide d’un stylo. Permettant à la fois de gagner du temps et d’améliorer la productivité des professionnels, la signature électronique s’adapte aux différents contrats, règlement intérieur, procès-verbal, rapport d’audit, convention de stage ou encore devis. Afin de mieux comprendre l’utilisation de cette solution, il est nécessaire d’aborder son principe ainsi que ses exigences sur le plan légal.
La signature électronique, de quoi s’agit-il exactement ?
Par définition, la signature électronique est une opération technique consistant à apposer son consentement sur un document numérique. Bien entendu, le document signé a une valeur juridique et peut être utilisé en tant que preuve aux yeux de la loi grâce à Docusign.
Pour appliquer une signature électronique, il suffit de passer par un ordinateur, un téléphone, une tablette ou n’importe quel appareil capable d’ouvrir des documents dématérialisés.
À titre d’information, ce procédé ne consiste pas à transférer une signature manuscrite dans un fichier spécifique. Vu que cette signature digitale prend en compte les normes et conditions établies par le eiDAS, un règlement de l’union européen, elle garantit aussi bien l’identité du signataire que la conformité des informations envoyées. Cependant, il faut savoir que l’entreprise a besoin d’un certificat de signature électronique ou CSE pour pouvoir valider l’opération.
Pour le moment, il existe 3 formats de signature électronique, simple, avancée et qualifiée. Le premier est décrit comme le niveau 1 et adopte une sécurité plus ou moins basse. Quant à la signature électronique avancée, elle nécessite une vérification d’une carte d’identité pour être applicable. Pour bénéficier d’un niveau d’authenticité élevée, l’utilisateur doit opter pour la signature numérique de type qualifiée. Cette dernière exploite et délivre une certification dans le but de garantir l’identité du signataire.
Le fonctionnement et le principe de la signature électronique
Afin de savoir quels documents signer en ligne avec une signature électronique, il faut comprendre le fonctionnement et le principe de cette solution digitale. Vu que la signature électronique est un processus qui se déroule sur Internet, il est d’abord nécessaire d’être connecté. À part l’ordinateur, la tablette ou le smartphone, il est également indispensable d’utiliser un logiciel spécialisé pour l’opération. Grâce à ce programme, vous pouvez paramétrer l’emplacement de la signature ou ajouter une adresse mail.
Après avoir choisi le bon outil, Docusign par exemple, pour réaliser votre signature électronique, il faut ensuite générer le document et remplir un formulaire avec vos contacts. Pour confirmer la signature, le signataire va recevoir un lien via un e-mail. De ce fait, il ne reste plus qu’à cliquer sur ce lien et à accepter le « consentement éclairé ». Peu importe le logiciel utilisé, la démarche à suivre est toujours similaire.
En ce qui concerne la sécurité des signatures électroniques, ils se reposent sur la cryptographie asymétrique, une technique de chiffrage et de déchiffrage avec un mot de passe. Dans cette structure, des indications appelées clés publiques et clés privées sont présentes pour encoder une partie des données. Pour que personne ne soit en mesure de modifier les informations, des fonctions et algorithmes de hachage sont également exploités. Pour rappel, les algorithmes les plus sollicités sont SHA et MD5.
Quels sont les avantages de la signature électronique par rapport à la version manuscrite ?
Comparée à la signature manuscrite, la signature électronique offre plusieurs avantages. Dans un premier temps, elle permet de gagner plus de temps puisqu’aucune des deux parties signataires n’est obligée de se déplacer. Par conséquent, il suffit d’envoyer le document par Internet et de valider le contrat, le devis ou le bon de commande. À l’aide de cette solution digitale, les professionnels peuvent se passer des impressions et des paperasseries. Il en résulte donc une meilleure gestion des dépenses ainsi qu’une économie en termes d’espace de stockage.
Il ne faut pas oublier que toutes entreprises doivent conserver une copie de leurs documents, et ce, qu’ils soient en version numérique ou au format papier. En cas de désaccord avec un client ou un fournisseur, il est donc possible d’utiliser un document avec une signature électronique à titre de preuve. D’ailleurs, l’article 1366 du Code civil assure la valeur juridique ainsi que la conformité de cette signature dématérialisée.
Côté sécurité et fiabilité, la signature électronique est un dispositif conforme encadré par la réglementation européenne. En principe, les prestataires proposant ce genre de service sont audités par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI), c’est le cas de Docusign. Sur certains outils, il est possible d’avoir des fonctionnalités comme la preuve d’identité, l’option de redirection ou encore la vérification par ID.
Les différentes applications de cette signature numérique
Il faut savoir qu’il est possible de signer électroniquement n’importe quel type de document. Ainsi, cette signature numérique s’applique aussi bien dans les services juridiques que les ressources humaines. Dans le secteur de l’immobilier, par exemple, elle permet d’authentifier un bail locatif, bail commercial, compromis de vente, contrat de gestion, mandat de vente ou bien état des lieux. En assurance, elle peut être apposée sur le report de crédit, ouverture de compte, assurance-vie, etc.
Même si la signature électronique est surtout adaptée au format PDF, elle est compatible sur les fichiers Word, Excel, XML, etc. À titre de précision, la loi valide les formats CAdES, PAdES et XAdES. Quel que soit le secteur d’activité de la société, elle peut donc compter sur la signature électronique pour garantir tout type de document. La plupart du temps, les professionnels l’utilise dans les :
- accords commerciaux ;
- contrats de travail ;
- transactions bancaires ;
- certificats ;
- documents juridiques ;
- factures ;
- devis ;
- réponses aux appels d’offres ;
- convention de sous-traitance.
Qu’en est-il des exigences légales pour la signature électronique ?
Sur le territoire français, la signature électronique a une valeur légale similaire à la signature manuscrite. Selon le Code civil, dans l’article 1366, cet écrit électronique garantit l’intégrité d’un fichier dématérialisé. Depuis 2016, la réglementation Electronic Identification And Trust Services a renforcé la conformité de ce dispositif. En Europe, 28 pays ont déjà accepté l’utilisation de ce type de signature.
En général, la signature électronique sert à identifier le signataire, à assurer l’intégrité d’un document et à transmettre des informations à propos de l’entreprise. De ce fait, elle est recevable en justice en cas de litige ou de différend avec un tiers. Si la signature provient d’un prestataire certifié, il est tout à fait possible de montrer le document en question comme une preuve incontestable.
Afin d’être sûr qu’une signature numérique respecte les normes et les réglementations en vigueur, il faut contacter une entreprise ayant obtenu une autorisation auprès de l’ANSSI. D’une autre part, il est aussi indispensable de vérifier les différents outils proposés par le prestataire, notamment le type de logiciel, les fonctionnalités, l’expérience utilisateur ou encore les solutions complémentaires. Dans tous les cas, il faut que le prestataire dispose d’un certificat eIDAS.
En somme, la signature électronique est un moyen efficace et pratique d’authentifier n’importe quel document important au sein de l’entreprise. Grâce à des logiciels dédiés, il est possible d’apposer une signature numérique en quelques clics. Gain de temps, réduction des dépenses, fiabilité ou encore flexibilité, nombreux sont les bénéfices tirés par l’utilisation de cette solution digitale.
