Un logiciel de facturation est un outil informatique qui permet à votre entreprise de gérer son processus de facturation. Avec cette solution, il est possible d’établir des factures et de créer d’autres documents, comme les devis, les dépenses, les livres de recettes, etc. Vu le rôle important qu’il joue, le choix d’un logiciel de facturation ne doit pas se faire à la légère. Vous devez tenir compte d’un certain nombre de critères, parmi lesquels, les fonctionnalités. Dans ce guide, nous vous renseignons davantage sur les fonctionnalités incontournables pour un tel outil.
La création de devis
Lorsque vous voulez choisir un logiciel de facturation, vous devez vous assurer qu’il est capable de réaliser des devis. Bien qu’il soit non-comptable, le devis est un document important pour la relation commerciale. Il doit avoir certaines mentions obligatoires et être rédigé de sorte d’être facilement compréhensible pour le client.
Si votre logiciel de facturation dispose d’une fonctionnalité de création de devis, cela vous facilitera la tâche quand il s’agira d’en fournir. Il vous sera possible d’envoyer le devis au client en passant directement par une fonctionnalité intégrée de la plateforme. Vous pouvez vous rendre sur ce site pour découvrir un logiciel de facturation qui intègre la création de devis et bien d’autres fonctionnalités très utiles.
La conformité des factures
Un autre point essentiel d’un logiciel de facturation est la délivrance des factures conformes. Si le devis préalablement établi est validé par le client, vous pourrez le transformer en facture en quelques secondes.
Vous avez bien la possibilité de réaliser vos factures sur un tableur Excel. Cependant, lorsque vous avez un grand nombre de factures à réaliser, ce processus peut être épuisant. Un logiciel de facturation vous permettra de réaliser cette tâche en quelques clics. Vous n’aurez plus besoin de chercher les mentions importantes, comme le numéro de la facture, l’identité du vendeur, le nom de l’entreprise, etc.
Les factures pourront directement être envoyées aux clients en quelques clics, comme avec les devis. Puisque tout a été déjà programmé en amont, vous pouvez être certain que la facture est bien conforme aux prescriptions de l’État.
La gestion des relances clients
En tant qu’entreprise, vous savez à quel point vous pouvez être sujet à des clients qui oublient de régler leurs factures. Il est donc important que le logiciel de facturation intègre une fonctionnalité de relance.
Vous pouvez donc vous assurer que la solution logicielle dispose d’une fonctionnalité vous permettant d’effectuer des relances de façon individuelle de chaque client. Il doit être possible de programmer le logiciel de sorte qu’à partir d’un certain moment, le client soit relancé pour le paiement. La relance peut s’effectuer par mail pour inciter les clients à payer leurs factures.
La facturation récurrente
Si votre entreprise offre les mêmes services aux mêmes clients, à des intervalles réguliers, il peut être fastidieux d’avoir à effectuer les factures chaque fois. Il est donc nécessaire que votre logiciel de facturation intègre une fonctionnalité qui vous facilite la tâche sur ce plan. Il doit disposer d’une fonctionnalité « facturation récurrente » grâce à laquelle, vous pourrez programmer la réalisation et l’envoi de la facture.
C’est cette automatisation des tâches qui est mise en exergue ici. Votre logiciel devra aussi vous permettre de calculer de façon automatique les TVA pendant l’établissement du document. Cela vous permettra de mieux optimiser la gestion de votre trésorerie.
