La complexité de la paie en France est telle qu’il est devenu difficile, pour ne pas dire impossible, de se passer de logiciel de paie. Gestion des éléments variables, respect de la réglementation conventionnelle et légale, transmission de la DSN : une solution de gestion de la paie facilite indéniablement le quotidien des chefs d’entreprise. A condition de bien la choisir ! Quel logiciel de paie pour votre entreprise ? Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour produire une fiche de paie conforme ?
1- Produire une fiche de paie conforme et juste
La mise à jour régulière des informations légales et conventionnelles est sans doute l’un des points essentiels à vérifier lors du choix du logiciel. Assurez-vous de la capacité de l’éditeur à anticiper l’intégration des évolutions légales, il en va de la conformité de vos fiches de paie. Vous n’êtes ni juriste ni expert paie, vous devez donc pouvoir compter sur votre logiciel de paie pour intégrer automatiquement toutes les évolutions réglementaires : prélèvement à la source, évolution des taux de cotisation, revalorisations du SMIC, conditions d’exonérations sociales et fiscales etc.
Outre le respect de la législation, challengez également l’éditeur sur la capacité de l’outil de paie à prendre en charge la ou les conventions collectives applicables à votre entreprise.
Une solution de paie en ligne, en plus d’être simple d’utilisation est en permanence mise à jour par :
- une équipe d’experts en paie chargée de la veille sociale (+ 10 000 conventions collectives gérées) ;
- une équipe technique, en charge de l’évolution de l’outil.
Vous ne raterez jamais rien des évolutions légales pour une fiche de paie toujours conforme, en toute sérénité.
2- Gérer facilement les absences et les congés
La gestion des différents éléments variables complexifie considérablement la production de la fiche de paie, notamment le traitement des congés et absences. Votre logiciel doit être paramétré pour prendre en compte et calculer correctement ces éléments qui impactent la rémunération des salariés.
En fonction de la nature de l’absence ou du congé, les règles de calcul et d’indemnisation sont différentes (indemnisée ou non, indemnité CP au maintien ou au 10e etc.). Vous devez également être capable de suivre les compteurs RTT/CP ou encore de gérer le suivi et l’indemnisation des arrêts maladie selon les règles en vigueur dans votre entreprise (subrogation ou non).
Vous remplissez simplement les champs qui vous sont utiles, et l’application effectue les calculs. Vous suivez ainsi facilement vos compteurs ainsi que les éventuels arrêts de travail de vos salariés (maladie, accident du travail ou maladie professionnelle).
3- Gérer simplement les heures supplémentaires et l’activité partielle
Les heures supplémentaires (et complémentaires pour les temps partiels) doivent être majorées conformément à la loi ou à la convention collective, et/ou faire l’objet d’un repos compensateur. La fiche de paie doit les mentionner obligatoirement, sans quoi ces heures pourraient être considérées comme du travail dissimulé.
Par ailleurs, vous avez peut-être recours à l’activité partielle (anciennement appelé chômage partiel), en cas de réduction ou de suspension temporaire de votre activité. Prenez garde à ce que votre logiciel en prenne en charge la gestion, car celle-ci est particulière. En effet, les salariés ne reçoivent pas un salaire mais une indemnité de la part de leur employeur. Celle-ci lui est ensuite remboursée par l’État sur sa demande.
4- Traiter les demandes d’acompte des salariés
Il peut arriver qu’un collaborateur vous demande un acompte sur sa rémunération. La gestion de l’acompte est encadrée légalement. Il s’agit du paiement anticipé d’une partie de la rémunération due au salarié en contrepartie d’heures de travail déjà effectuées au cours du mois concerné.
Un salarié peut demander une somme correspondant à la moitié de la rémunération mensuelle le 15 du mois. Il recevra le solde à la fin du mois avec sa fiche de paie. L’employeur est obligé d’accepter la demande.
L’acompte est à différencier de l’avance qui n’obéit à aucune règle légale et s’apparente plus à un prêt que l’employeur peut refuser.
Votre logiciel de paie doit être en mesure de gérer le traitement des acomptes et de le répercuter correctement sur la fiche de paie (calcul, ligne spécifique sur le bulletin de salaire etc). Sa gestion peut s’avérer un peu complexe puisque vous ne devez pas produire de fiche de paie en ligne intermédiaire mais le déduire du bulletin de paie mensuel.
5- Gérer rapidement les départs des collaborateurs
Une rupture de contrat de travail emporte de nombreuses conséquences sur la fiche de paie et les indemnités à verser au salarié. Selon qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement économique ou personnel, disciplinaire ou non, les règles de calcul du Solde de Tout Compte (STC) seront différentes.
Vous devez pouvoir vous appuyer sur votre solution de gestion de la paie pour établir un solde tout compte exact afin de vous permettre d’établir en quelques clics un STC complet comprenant :
- Toutes les indemnités et les primes dues,
- Le solde des congés
- Etablir la fiche de paie en ligne selon les modalités de sortie du salarié
6- Établir les DSN
Vos fiches de paie sont établies avec succès ! Mais attention, le processus de production de la paie ne s’arrête pas là, il vous reste le déclaratif. Via un fichier unique, vous transmettez aux organismes sociaux l’ensemble des données issues de la paie : déclarations périodiques et signalements d’événements. Pour vous simplifier la tâche, assurez-vous que ce fichier puisse être généré via un logiciel de paie compatible avec la norme DSN.
Rendez-vous dans l’espace DSN pour effectuer toutes les déclarations sociales que vous désirez en fonction de vos besoins et de l’offre que vous aurez préalablement choisie.
Il s’agit là de quelques-unes des fonctionnalités indispensables que doit vous offrir un logiciel de paie.
