Quel est le périmètre de la DSN et comment l’intégrer à votre traitement de la paie ?
Suivez le guide !
Signe de développement de l’activité de votre entreprise, le recrutement de nouveaux salariés s’accompagne inévitablement de plus d’obligations légales et d’échanges accrus avec les organismes de protection sociale. À ce titre, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) vous permet d’accomplir un grand nombre de formalités obligatoires. Dans le cadre de la gestion de la paie, c’est donc un élément incontournable que vous devez maîtriser en tant qu’employeur.
Qu’est-ce que la DSN et à quoi sert-elle?
La DSN est un fichier mensuel qui récapitule l’ensemble des données qu’un employeur doit déclarer aux organismes sociaux pour pouvoir payer ses cotisations. Il s’agit d’une déclaration unique et entièrement dématérialisée, qui intègre la quasi-totalité des déclarations sociales des entreprises. Elle permet de transmettre deux types de données :
- DSN mensuelle : les informations issues de la paie
- DSN événementielle : les événements survenus au cours du mois impactant la paie et devant être signalés à l’Assurance Maladie (arrêts de travail, accidents du travail, maternités) ainsi qu’à Pôle Emploi (reprises du travail, signalements de fin de contrat de travail CDD).
Il faut savoir que jusqu’à 2017, date de la généralisation de la DSN au secteur privé, chaque employeur devait remplir plusieurs déclarations et les adresser à de multiples acteurs, de façon périodique ou à la suite d’événements particuliers : déclaration de cotisations sociales à l’URSSAF, attestation de salaire en cas d’arrêt de travail, attestation de fin de contrat de travail destinées à Pôle Emploi… etc.
La DSN a été instaurée pour répondre à plusieurs objectifs :
- Simplifier et fiabiliser les obligations sociales des employeurs
- Sécuriser les droits à prestations sociales des salariés
- Optimiser les procédures et faciliter la lutte contre la fraude menée par les organismes de protection sociale.
Elle permet donc de gagner en temps et en efficacité.
Par ailleurs, la DSN a été conçue pour inclure progressivement de nouvelles formalités. Par exemple, il sera possible dès 2021 d’y signaler la fin des contrats courts. Et à partir de 2022 le recouvrement de la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance y sera intégré à son tour.
Enfin, les données issues de la DSN alimentent également le compte personnel de formation (CPF) et le compte pénibilité.
Quelles sont les entreprises concernées par la DSN ?
De façon générale, la DSN concerne toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés.
C’est une formalité obligatoire à accomplir :
- Avant le 5 du mois pour les entreprises d’au mois 50 salariés, dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail
- Avant le 15 du mois dans les autres cas : entreprises de moins de 50 salariés, ou entreprises de plus de 50 salariés avec un décalage de paie
- Les événements nécessitant un signalement doivent être déclarés dès qu’ils sont connus.
À noter : votre entreprise doit réaliser une DSN pour chaque établissement « employeur » disposant de son numéro de SIRET propre.
Tout manquement à l’obligation déclarative de la DSN entraîne des pénalités financières, qu’il s’agisse d’un retard, d’une omission ou de l’inexactitude des données déclarées.
Il existe cependant quelques exceptions à l’utilisation de la DSN, notamment :
- Les entreprises employant des populations hors DSN (fonctionnaires en détachement, dockers, marins-pêcheurs)
- Les entreprises situées dans certaines zones géographiques (Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET)
- Les entreprises utilisant la DSN mais n’ayant pu transmettre les données des organismes complémentaires.
Pour ces entreprises, l’obligation déclarative demeure mais il faudra alors opter pour la DADS-U (Déclaration automatisée des données sociales unifiée).
Signalons également le cas des particuliers employeurs, qui peuvent utiliser le CESU (chèque emploi service universel) pour rémunérer leurs salariés à domicile, tout en se conformant à leur obligation de les déclarer.
Comment intégrer la DSN dans votre gestion de la paie ?
Pour effectuer la DSN, il est nécessaire de générer chaque mois un fichier issu de la paie, puis de se connecter sur le site Net-entreprises.
En principe, la plupart des logiciels de paie permettent de générer ce fichier.
Toutefois, nous vous conseillons de vérifier auprès de votre éditeur que le fichier issu du logiciel de paie respecte le format, les contrôles et les critères qualités de la norme NEODES (Norme d’Echanges Optimisée des Données Sociales), utilisée pour transmettre les données via la DSN.
Le portail Net-entreprises met à votre disposition un outil de contrôle pour tester votre fichier DSN avant de le déposer.
De plus, votre logiciel de paie doit être régulièrement mis à jour en fonction des évolutions réglementaires, pour garantir la conformité de vos déclarations.
Le saviez-vous ? Certaines solutions logicielles proposent également une intégration directe à la DSN des données de la paie. Dans ce cas la connexion à net-entreprises n’est plus nécessaire.
Si vous n’utilisez pas de logiciel de paie, vous pouvez adhérer à l’une des offres suivantes selon le profil de votre entreprise :
- TPE : TESE (titre emploi service entreprise) pour les entreprises relevant du régime général situées en France métropolitaine ainsi que les entreprises de Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Saint-Martin relevant du régime général ou agricole
- Entreprises du spectacle vivant, de l’audiovisuel et du cinéma : IZILIO guichet professionnel
- Entreprises du BTP : IZILIO BTP
- Associations : CEA (chèque emploi association) ainsi que le dispositif Impact emploi association des URSSAF.
Vous pouvez également confier la gestion de votre paie à un tiers déclarant de confiance tel que votre expert-comptable. Il pourra alors se charger de mettre en place la transmission DSN de façon fiable et sécurisée, ou vous conseiller sur les options adaptées à votre situation.
Crédit photo Alex Kotliarskyi
