Au sein de n’importe quelle entreprise, la question de la cohésion des équipes a toujours été d’une grande importance. Mais du fait de la crise sanitaire de la COVID-19, cette problématique revêt aujourd’hui un caractère primordial. Dans ce contexte, le séminaire d’entreprise mérite un focus particulier, car si son ambition reste évidemment la même – remotiver les salariés – cette réunion d’un genre bien particulier connaît de profondes mutations. De fait, l’organisation d’un séminaire d’entreprise implique de tenir compte des nouvelles aspirations des salariés, mais aussi de leurs craintes.
Il nous paraissait donc opportun de présenter quelques idées pertinentes (ainsi que les principales erreurs à ne pas commettre) pour que votre prochain séminaire se déroule dans des conditions optimales.
Les objectifs structurants d’un séminaire d’entreprise
Lorsque l’on effectue son travail au quotidien, la « tête dans le guidon » comme le veut l’expression consacrée, il est aisé de se sentir éloigné de ses collègues. Or si la communication entre les collaborateurs s’étiole – sans même parler du lien avec le management – c’est l’efficacité du service entier qui s’en trouve amoindrie.
Le rôle du séminaire consiste alors à réunir les salariés d’un même groupe, afin de redynamiser leurs échanges, et ce faisant de renforcer la culture d’entreprise.
Il s’agit donc du moment idéal pour (re)présenter à la fois la stratégie de la société et ses valeurs.
En outre, l’expérience montre qu’un séminaire efficace est une rencontre au cours de laquelle les collaborateurs prennent du plaisir à communiquer, à échanger, et lorsqu’ils sentent que leurs compétences respectives sont mises en avant au service d’un objectif commun. C’est précisément pour cette raison qu’il faut prévoir des activités et des animations qui valoriseront l’entraide entre les salariés, et qui leur donneront envie de se dépasser. Réduire un séminaire à une réunion « classique » agrémentée d’un repas en extérieur reviendrait donc à ne pas saisir correctement l’intérêt de la démarche.
Au cours d’un tel évènement, les activités de team building s’avèrent donc essentielles, mais l’on s’aperçoit que, trop souvent encore, elles ne sont pas organisées en bonne intelligence. Ce moment de convivialité doit en effet permettre à chacun de s’exprimer – y compris pour partager des vues qui « challengeraient » l’opinion majoritaire – tout en renforçant la confiance des collaborateurs en eux et entre eux.
Que l’on entende parler de marche sur des tessons de bouteille ou d’autres bêtises de ce genre témoigne en tout cas du fait que la notion de team building n’est pas encore évidente pour tous les managers …
Les différentes étapes à suivre
L’organisation d’un séminaire ne s’improvise pas, et se décompose en plusieurs phases successives.
En amont d’un séminaire, il convient de s’interroger sur le but premier de l’évènement (s’agit-il d’une rétrospective de l’année écoulée, du lancement d’une nouvelle stratégie, d’une récompense pour une équipe très efficace, etc. ?), puis de déterminer le nombre de participants et le budget disponible.
Vient ensuite le moment de définir le thème de l’évènement et son planning, ainsi bien sûr que le lieu dans lequel il se déroulera, sans oublier les modalités de restauration et d’hébergement.
Le choix de la durée du séminaire se révèle alors structurante, car l’on n’a évidemment pas le même temps pour faire passer un message et/ou approfondir des échanges selon que l’on se retrouve pour une journée ou davantage. En tout état de cause, sachez qu’il est préférable de sortir du cadre habituel de votre société, car les liens entre les collaborateurs se nouent plus facilement s’ils se sentent dépaysés.
C’est pourquoi le lieu compte beaucoup. Il doit dégager une atmosphère particulière, favoriser les échanges et un sentiment de bien-être.
Par ailleurs, en alternant séances de travail, animations ludiques et moments de repos, vous favoriserez également chez les participants leur motivation et le partage de leurs impressions.
Pendant le séminaire en lui-même, et si le travail en amont a été mené avec soin, il n’y a finalement plus qu’à laisser les équipes suivre le programme, tout en veillant à maintenir une « atmosphère » qui soit compatible à la fois avec les moments de travail et avec ceux de détente. A ce stade, il est important que les questions d’intendance et de logistique ne viennent pas perturber le bon déroulement de l’ensemble des activités ; tout ceci doit être totalement transparent pour les participants.
Par ailleurs, lorsqu’un séminaire a eu lieu, il est très fréquent que la Direction interroge les organisateurs sur l’intérêt de la rencontre. Afin d’apporter une réponse argumentée, mieux vaut donc prévoir une évaluation sur le niveau d’atteinte des objectifs. Bien sûr, toutes les retombées ne seront pas quantifiables, mais il est important d’avoir un suivi de celles qui le sont. Donner la parole aux collaborateurs sera également très utile pour améliorer les prochains évènements du même type.
Comment organiser un séminaire post-COVID efficace ?
Les « recettes » que nous avons évoquées précédemment restent pleinement valables, mais les effets multiples et parfois intangibles de la récente crise sanitaire – et des confinements associés – ont indubitablement un impact sur la façon dont un séminaire peut et doit se dérouler.
Après tout, si le télétravail était précédemment perçu uniquement comme une stratégie de management à utiliser avec parcimonie, il s’est brutalement retrouvé sur le devant de la scène, et tous les salariés n’ont pas géré la situation de la même manière. De fait, certains ont apprécié ce travail en distanciel – notamment puisqu’il facilite fréquemment l’articulation avec ses impératifs personnels – mais d’autres se sont sentis coupés de tout lien social.
Alors, comment rétablir la cohésion entre les collaborateurs face à cette nouvelle donne ? Et, concrètement, est-il envisageable (voire souhaitable) d’organiser des séminaires « 2.0 », c’est-à-dire à distance, sans que les participants ne se retrouvent dans une même salle ? Ces questions sont d’une grande importance, car si près d’un salarié sur deux se sent aujourd’hui proche du burn-out (selon une étude récente du cabinet Empreinte Humaine et d’OpinionWay), réinsuffler de la motivation et de la confiance en soi se révèle plus essentiel que jamais.
Pour maintenir l’esprit d’équipe, les outils de team building virtuels se sont multipliés, et certaines start-up se sont même spécialisées sur ce segment de marché. L’idée est d’autant plus pertinente qu’en dehors des problématiques sanitaires, l’éloignement géographie des équipes est une barrière plus facile à surmonter via le distanciel.
Toutefois, cette démarche a ses limites, et celles-ci peuvent être cernées aisément au travers d’une comparaison entre une activité culturelle en commun et un jeu vidéo en ligne. Bien sûr, depuis votre console ou même votre smartphone, il est possible de s’associer avec des dizaines, voire des centaines d’autres joueurs, pour obtenir les résultats escomptés, mais de combien de ces autres joueurs vous souviendrez-vous ensuite ? A l’inverse, si vous faites partie d’une association ou d’une troupe, il y a fort à parier que vous aurez fait connaissance avec des personnes dont vous vous sentirez ensuite plus proche.
In fine, le concept du séminaire virtuel n’est donc pas dénué de sens, bien au contraire, car l’on peut effectivement créer des liens par écran interposé. Toutefois, il ne peut venir qu’en complément des rencontres présentielles « traditionnelles », car l’engagement commun au service de l’Autre et au service de l’entreprise ne peut pas s’exprimer avec la même force s’il reste au stade du digital.
En ce sens les événements mixtes peuvent être un bon compromis, privilégiant le présentiel, tout en proposant d’inclure d’autres participants à distance.
