Dans toutes les entreprises, quel que soit le nombre de salarié ou le secteur d’activité, s’il est bien un sujet hautement sensible, c’est celui de la paie. De fait, pour l’employeur, il convient non seulement de s’assurer que l’ensemble des démarches attendues par l’administration fiscale ont été dûment effectuées, mais aussi bien sûr de veiller à ce que chaque collaborateur perçoive le montant exact auquel il a droit.
Or, comme pourrait en témoigner toute personne ayant eu à établir une fiche de paie complète, il s’agit d’un travail complexe, potentiellement chronophage, et qui nécessite le traitement de données régulièrement mises à jour.
Afin de faire face à cette problématique, il apparait donc préférable d’implémenter un logiciel de paie, mais encore faut-il s’assurer au préalable d’opter pour une solution véritablement efficace, et tel est précisément l’objet du présent article – vous aider à gagner du temps, à réduire vos coûts, et à fiabiliser durablement l’automatisation de la paie.
Le logiciel de paie, kézako ?
Avant toute chose, il faut sans doute rappeler ce que l’on entend par « logiciel de paie », c’est-à-dire un outil informatique ayant pour but le traitement de l’ensemble du processus de traitement de la paie, avec deux volets essentiels : la réalisation des déclarations obligatoires pour l’entreprise, et l’établissement d’une fiche de paye complète pour chaque salarié. Il existe aujourd’hui une multitude d’outils de ce genre, certains requérant une licence à installer sur les ordinateurs de la société, d’autres s’utilisant sous un format SaaS (Software as a Service), ou autrement dit une solution Cloud. Cependant, et nous aurons l’occasion d’y revenir, tous ces outils ne se valent pas, si bien qu’il nous a paru pertinent d’articuler cet article autour des fonctionnalités du logiciel PayFit, l’un des meilleurs d’entre eux.
Cela étant posé, vous pourriez logiquement vous interroger quant à la pertinence d’un tel outil. Après tout, pourquoi dépenser de l’argent dans un outil dont vos équipes RH pourraient peut-être se passer, à moins de choisir purement et simplement de déléguer le traitement de la paie à un prestataire externe ? Afin de répondre à cette question, tout à fait légitime, il convient de préciser que la problématique en question ne se limite pas à l’édition, mois après moi, des mêmes bulletins de paie.
De fait, il faut non seulement intégrer les éléments variables – et les états de contrôle, incontournables à chaque étape du processus – mais également tenir compte de l’archivage légal, des DSN (déclarations sociales nominatives), sans oublier l’éventuelle gestion de l’épargne salariale, les divers reportings (dont la tenue d’un registre du personnel et la déclaration annuelle des données sociales – DADS).
Quant à la solution de l’externalisation, il s’agit le plus souvent d’une fausse bonne idée, car elle fait perdre une compétence précieuse à l’entreprise concernée ; en effet, le lien particulier qui lie un salarié à sa société via sa fiche de paye n’existe plus. En outre, l’entreprise n’est plus maîtresse des délais – certes, elle peut prévoir des pénalités de retard dans le contrat qui la lie à son prestataire, mais si celui-ci est, pour une raison ou pour un autre, dans l’incapacité de délivrer le résultat attendu en temps et en heure, il n’y a rien que l’entreprise mandataire pourra faire pour y remédier vis-à-vis de ses interlocuteurs, internes et externes. In fine, mieux vaut donc conserver la gestion de la paie en tant que compétence-clé de votre propre service RH – pour rester maître de ses données sociales – tout en lui permettant de gagner en efficacité grâce à un logiciel de paie du type de PayFit.
Les avantages attendus d’un bon logiciel de paye
On le sait bien, le temps, c’est de l’argent, et il n’est pas extensible au-delà du volume légal d’heures de travail pour une période donnée. Gagner du temps, grâce à une amélioration de la productivité du service RH, constitue donc bien davantage qu’un simple « petit plus », c’est potentiellement un avantage compétitif majeur qui se présente à vous. Il s’agit ici essentiellement de traiter les tâches les plus répétitives – présentant le plus souvent une faible valeur ajoutée – en profitant de la « force brute » d’un outil informatique, qui peut traiter des milliers de lignes de code en quelques instants. Ainsi, les RH peuvent se concentrer sur des missions plus importantes pour le développement de l’entreprise, et/ou sur les cas particuliers nécessitant le regard d’une personne physique.
De surcroît, un logiciel de paye facilite grandement l’obtention, puis le maintien, d’une conformité réglementaire parfaite. Ce n’est pas anodin, car les normes en la matière évoluent fréquemment, et tendent à se montrer de plus en plus exigeantes. Or, bien qu’elle soit par essence évolutive, nul n’est censé ignorer la loi, et les contrôles des administratives étatiques compétentes en la matière – dont l’URSSAF, bien sûr – sont fréquemment générateurs de stress pour les employeurs qui y font face. Avec un logiciel de paye performant, vous maîtriserez totalement ladite conformité réglementaire, y compris ses éventuels changements les plus récents, grâce à une veille légale, d’une part, et conventionnelle, d’autre part. Si une entreprise comme PayFit dispose de son propre staff de juristes, ce n’est donc évidemment pas un hasard !
Qui plus est, un logiciel de paye ayant pour vocation de centraliser une multitude de data sur une seule et unique base de données, il y a un gain évident à la clé en matière de fiabilisation du processus, pour la simple et bonne raison qu’il n’est plus nécessaire de ressaisir les mêmes informations à plusieurs endroits. Last but not least, si l’on prend toujours pour exemple l’excellente solution PayFit, l’on remarque qu’elle intègre un certain nombre d’outils de contrôle mais aussi de reporting, qui apportent une valeur ajoutée supplémentaire à la gestion de la paie.
Comment choisir un logiciel de paie qui soit véritablement performant ?
Pour faire le bon choix, trois éléments cruciaux sont à prendre en compte, à commencer par la fiabilité de l’outil, et donc ses performances intrinsèques. Il ne vous servirait absolument à rien de sélectionner un logiciel de paie s’il génère autant d’erreurs – voire davantage – qu’un collaborateur RH affecté à cette tâche chronophage. Et pourtant, c’est malheureusement encore le cas pour un certain nombre d’outils commercialisés … A l’inverse, avec un logiciel aussi fiable que PayFit, vous bénéficierez de mises à jour régulières, allant notamment de pair avec une intégration en temps réel des nouvelles normes.
Vient ensuite le critère essentiel de la sécurité, car les données liées à la paye sont éminemment sensibles, et les pirates informatiques en sont friands. Il convient donc de s’assurer que les data en question sont bien hébergées sur des serveurs suffisamment sûrs, et que les paramétrages de l’outil s’avèrent adéquats, sans toutefois bloquer l’envoi des déclarations sociales.
Enfin, et on l’oublie parfois, un bon outil informatique est un outil simple à utiliser, avec une interface ergonomique et intuitive. Bien sûr, le paramétrage initial peut nécessiter un certain temps – en particulier pour tenir compte des aspects spécifiques à votre entreprise et/ou à sa convention collective – mais une fois que ces éléments sont intégrés, l’édition des bulletins et l’envoi des déclarations légales doivent se faire sans difficulté. Ainsi, votre équipe RH pourra rapidement former un nouvel arrivant sur l’outil, par exemple, et elle n’aura pas la moins appréhension à utiliser cet outil, bien au contraire !
Concluons cet article par un atout supplémentaire propre à la solution PayFit, qui permet non seulement de faciliter le travail de l’équipe RH, mais également d’impliquer davantage les managers (valisant les demandes de congés et les notes de frais), la direction (avec des reportings clairs et actionnables), et les salariés (qui peuvent accéder à leur fiche de paie, soumettre leurs demandes d’absence et leurs notes de frais). C’est finalement toute l’entreprise qui s’en trouve portée vers le haut par un tel outil, et cela méritait d’être souligné.
