Vous vous êtes probablement déjà demandé quel est le meilleur moyen d’équiper vos collaborateurs en informatique sans faire exploser votre budget. En effet, l’informatique est le support de travail numéro un dans la quasi-totalité des TPE, PME et startups.
Alors, comment acquérir vos ordinateurs, smartphones ou tablettes ? Quels avantages la location propose-t-elle par rapport à l’achat ?
Nous ferons le point à travers cet article, et verrons comment le Total Cost of Ownership (TCO) constitue le meilleur indicateur pour optimiser vos dépenses informatiques.
Les avantages financiers de la location IT
Acheter ou louer ? Pour les start-ups, TPE et PME, équiper leurs collaborateurs en matériel informatique est souvent un véritable enjeu financier. Si l’achat est privilégié, cela suppose d’impacter fortement la trésorerie à chaque nouvelle arrivée, et affaiblir les capacités d’investissement sur d’autres projets plus importants, menaçant ainsi le cash-flow.
Le leasing de vos ordinateurs ou mobiles professionnels a de nombreux avantages. Le premier est de lisser la trésorerie sur la durée. Au lieu de dépenser une somme importante en une fois à l’achat, la location vous permet d’équiper facilement vos collaborateurs via un loyer mensuel. Vous gagnez ainsi en visibilité sur le budget et préservez votre capacité d’investissement.
Cependant, il est important de choisir le bon partenaire de location pour réaliser de vraies économies. Il est important de faire attention aux éléments que le leaseur impose, comme :
- Des premiers loyers majorés
- Une franchise sur l’assurance
- Une reconduction tacite des contrats
- Des frais de restitution abusifs en fin de location
- Des frais de dossier.
Il est également intéressant de se tourner vers des entreprises de location de matériel informatique nouvelle génération qui financent elles-mêmes leur contrat, comme Cleaq. Ces entreprises peuvent ainsi proposer des tarifs plus attractifs car il n’y a pas d’intermédiaire rajoutant des marges. Cela facilite en outre la mise en place du contrat. Bien souvent, ces néo-loueurs sont eux aussi des start-ups. Par conséquent, ils comprennent parfaitement les enjeux de ce type de structures et sont donc plus à même de proposer des critères de financement éloignés de ceux des banques traditionnelles. Ainsi, ils rendent la location plus adaptée à la réalité de ces entreprises et répondent à leur besoin de flexibilité.
Louer son IT pour bénéficier d’équipements de qualité et récent
Plusieurs études montrent que la durée de vie optimale d’un ordinateur portable professionnel est de 3 ans. La location vous permet de renouveler votre parc informatique à cet intervalle, de manière à proposer à vos collaborateurs du matériel toujours à jour. Vous gagnez ainsi en performance, en sécurité et en satisfaction au bureau !
D’autre part, en ayant un loyer fixe et mensuel, vous pouvez plus facilement équiper votre entreprise avec des ordinateurs de qualité et performants. Vous n’avez plus à faire de concession sur la puissance du matériel. Les MacBook Air et Pro, les Dell Inspiron et XPS deviennent ainsi accessibles aux startups, TPE et PME !
Proposer du matériel optimal à vos collaborateurs, c’est assurer une meilleure productivité, mais aussi une qualité de vie au travail (QVT) améliorée. Selon une étude publiée en avril 2019 par Citrix et OnePull, seulement 1 Français sur 4 est satisfait de l’environnement informatique de son entreprise. Le matériel est trop ancien, pas adapté, peu performant, etc. Sans parler de l’inégalité en termes d’équipement qui peut exister entre les collaborateurs.
Les ralentissements et les pannes impactent forcément la QVT et sont sources de stress pour les employés.
Le Total Cost of Ownership : difficile à évaluer avec l’achat
Si vous hésitez encore entre l’achat et la location, évaluez le Coût Total de Possession (ou TCO) de vos ordinateurs. En tant que CFO ou DAF, cette notion vous est peut-être familière. Cet indicateur calcule le vrai coût d’un appareil au-delà de son prix d’achat. Il existe une face cachée de l’iceberg avec des dépenses potentielles qui ne sont malheureusement pas souvent prises en compte. Pour un ordinateur, il faut prendre en compte l’ensemble des coûts directs et indirects sur une période de 3 ans, puisqu’il s’agit de la durée de vie optimale d’un ordinateur.
Nous pouvons classer les coûts directs et indirects de la manière suivante :
| Prix d’achat | Direct ? |
|---|---|
| Transport | Direct |
| Financement | Direct |
| Coûts liés à un vol | Direct |
| Coûts liés à une casse ou l’oxydation | Direct |
| Coûts liés à une panne | Direct |
| Coût de remplacement d’un appareil défectueux | Direct |
| Coût lié à la non-restitution d’un appareil par un collaborateur qui quitte l’entreprise | Direct |
| Perte de productivité d’un salarié en cas de problème | Indirect |
| Coût d’un onboarding/offboarding | Indirect |
| Gestion du matériel sur le long terme | Indirect |
| Gestion des pannes/sinistres | Indirect |
| Remplacement d’un appareil sous-performant | Indirect |
Revenons rapidement sur quelques-uns de ces coûts potentiels.
Lors de l’achat de vos ordinateurs, vous ne bénéficiez pas d’offres qui vous protègent complètement contre les potentiels problèmes.
Privilégiez donc un prestataire qui propose un abonnement unique incluant tous les services pour vous protéger contre ces dépenses. En payant un loyer fixe et mensuel, vous bénéficierez :
- d’une assurance contre la casse, le vol et l’oxydation sans franchise,
- d’une garantie panne étendue pendant toute la durée de la location,
- de la réparation et du remplacement express J+1 du matériel en cas de panne ou de sinistre,
- d’une assistance IT illimitée pour vos collaborateurs,
- d’une application de gestion du matériel informatique (suivi des utilisateurs, des incidents, des stocks, etc.),
- d’une gestion responsable de la fin de vie de vos appareils, pour un modèle économique plus vertueux luttant contre l’obsolescence.
Louer son parc informatique pour se concentrer sur les vraies tâches à valeur ajoutée
La location avec services inclus est l’un des meilleurs moyens d’accompagner la croissance de votre start-up, TPE ou PME. Lorsque votre entreprise prend de l’ampleur, vous n’avez sûrement ni le temps ni l’envie de vous consacrer à la logistique liée à l’IT. Vous n’avez probablement pas non plus envie de vous déplacer en atelier de réparation à chaque panne ou casse d’ordinateur.
Une étude réalisée pour Crucial.fr montre qu’un collaborateur perd en moyenne 109 heures par an à cause des lenteurs et problèmes informatiques.
Louer votre matériel informatique avec un abonnement tous services compris vous permet de :
- Équiper à moindre coût vos salariés avec des ordinateurs de qualité
- Optimiser la résolution des problèmes avec un support réactif et un remplacement en J+1 de l’appareil si besoin. Ainsi, la perte de productivité du collaborateur évoquée plus haut est diminuée.
- Vous prémunir du vieillissement de votre parc informatique, évitant ainsi les problèmes de lenteur et de sécurité.
Vous aurez ainsi l’esprit libre pour vous occuper de la croissance de votre entreprise.
Louer son matériel informatique pour optimiser sa gestion IT
La gestion du matériel informatique d’une entreprise est souvent chronophage. Généralement, elle est organisée depuis un fichier Excel peu lisible et rarement mis à jour.
Les nouvelles offres de location de matériel informatique sont souvent accompagnées d’un outil de gestion de flotte. Ces outils disposent d’un inventaire intelligent qui permet d’automatiser la mise à jour des informations relatives à votre parc IT. Par exemple, l’application Cleaq permet de voir quels appareils sont utilisés par chaque collaborateur, quels sont les incidents en cours, ainsi que les niveaux de stock.
Louer votre IT permet également de vous faire bénéficier d’un véritable gain de temps. Un simple clic suffit pour déclencher un nouvel abonnement. Les délais de livraison sont généralement rapides (3 à 5 jours ouvrables) pour des mises en service réussies !
Enfin, les outils de gestion de flotte facilitent la tâche de la comptabilité : l’idée est de centraliser les informations relatives à votre matériel informatique, y compris les factures et les contrats, qui sont ainsi automatiquement rangés au même endroit. Un tel outil vous permet également d’optimiser vos mises en service grâce à un système de commande simple et à une livraison rapide et fiable. Le coût moyen de la mise en service informatique d’un collaborateur est de 2,5 heures. Cela comprend le temps pris par le gestionnaire IT pour organiser l’approvisionnement en matériel, l’accompagnement du collaborateur et enfin le temps pris par le collaborateur lui-même. Le coût de la mise en service est calculé en fonction du nombre d’heures passées par ordinateur, multiplié par le salaire horaire moyen français (31 € chargé).
Les avantages financiers, le gain de temps, la réduction du stress et l’amélioration des performances sont les principaux atouts de la location et du financement de votre matériel informatique. L’achat présente l’inconvénient de ne pas permettre une estimation précise de l’impact du coût total de possession. Les néo-loueurs prennent en compte ce coût et proposent des services inclus couvrant tous les problèmes informatiques. Vous bénéficiez ainsi d’ordinateurs professionnels de qualité constamment performants.
Au-delà de l’abaissement du coût total de possession, la location chez Cleaq repose sur une logique qui privilégie l’usage à la possession, la réparation au remplacement. Tout est mis en œuvre pour prolonger la durée de vie du matériel et le gérer de manière durable et responsable. Il s’agit donc d’un modèle vertueux, indispensable à notre époque !
